home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / kjonvrs.zip / VRS06.HLP < prev    next >
Text File  |  1990-09-05  |  8KB  |  168 lines
  1.  OVERVIEW
  2.  
  3.    The Loan/Lease Log is used to track loan or lease payments for the
  4.    initial purchase (or lease) of the vehicle. It can also be used to
  5.    track payments for other types of loans.  For example, if you took
  6.    out a loan to pay for tires, a new engine, etc., this log will keep
  7.    track of those loans.
  8.  
  9.    You can choose to include either the payments or the finance charge
  10.    in the Cost Per Mile report.
  11.  
  12.    The last loan/lease record that was added will be displayed when
  13.    you enter the Loan/Lease Log.  Use the TOP, END, BACK and FORWARD
  14.    menu selections to look at different records. TOP takes you to the
  15.    first record and END takes you to the last (current) record.
  16.  
  17.  
  18.  ADD
  19.  
  20.    Press the A key to add a new loan/lease record. Enter the date and
  21.    any other information you want to keep track of. The Loan Amount is
  22.    the beginning unpaid balance or amount financed. The Finance Charge
  23.    is the amount charged for the loan by the lender.  12 "Term" lines
  24.    are available for comments, loan description, etc.
  25.  
  26.  
  27.  CHANGE
  28.  
  29.    Use this option to make corrections or to add items that were not
  30.    included when the record was added.
  31.  
  32.  
  33.  DELETE
  34.  
  35.    Use this to remove a record or to recall (activate) a record that
  36.    was deleted. Deleted records and payments will not be included in
  37.    reports. You should normally not need to use this option.
  38.  
  39.    EXAMPLE of when you might use the Delete option:  you added a Loan/
  40.      Lease record to CAR1 by mistake. It should have been added to
  41.      another vehicle. You can delete the record from CAR1 so that it
  42.      does not show on reports. Then later, when you are ready to add
  43.      a new record to CAR1, instead of using the Add option, you can
  44.      recall the record and Change it.
  45.  
  46.  
  47.  INCLUDE
  48.  
  49.    The Include option lets you toggle (or switch) between including
  50.    either the Payments or the Finance Charge in the Cost Per Mile re-
  51.    port. As far as the Vehicle Record System is concerned, there are
  52.    two types of loans. The first type is for the purchase of the ve-
  53.    hicle and the second type is for everything else (tires, mainten-
  54.    ance, accessories, etc.).
  55.  
  56.    The Cost Per Mile report breaks out all costs into categories, for
  57.    example, Insurance, Tires, etc. When you enter costs for items that
  58.    were purchased with the aid of a loan, you can tell the VRS where
  59.    you want to put these costs. You do this by using a combination of
  60.    Loan Codes and the Include option.
  61.  
  62.      ═════════════════════════════════════════════════════════════════
  63.      VEHICLE PURCHASE LOAN - If you paid cash for the vehicle then you
  64.        will not need to create a loan record, however, you will want
  65.        to set the Include toggle to include the purchase price in the
  66.        Identification/Registration log.  If you purchased the vehicle
  67.        with a loan, you will still enter the purchase price in the
  68.        Identification/Registration but you can wait until the loan is
  69.        paid before including the price in the ID/REG category of the
  70.        CPM report.
  71.  
  72.        ╔════════════╤════════════╗    ╔═════════════════════════╗
  73.        ║   ID/REG   │ LOAN/LEASE ║    ║  Costs are added into   ║
  74.        ╟────────────┴────────────╢ »» ║  these CPM Categories   ║
  75.        ║  By setting the Include ║    ╟────────────┬────────────╢
  76.        ║  toggle to these values ║    ║   ID/REG   │ LOAN/LEASE ║
  77.        ╚═════════════════════════╝    ╚════════════╧════════════╝
  78.        ┌────────────┬────────────┐    ┌────────────┬────────────┐
  79.        │  EXCLUDE   │  INCLUDE   │    │            │            │
  80.      A │  Purchase  │  Payments  │ »» │            │  Payments  │
  81.        │   Price    │            │    │            │            │
  82.        └────────────┴────────────┘    └────────────┴────────────┘
  83.                                    OR
  84.        ┌────────────┬────────────┐    ┌────────────┬────────────┐
  85.        │  INCLUDE   │  INCLUDE   │    │            │            │
  86.      B │  Purchase  │  Finance   │ »» │  Purchase  │  Finance   │
  87.        │   Price    │  Charge    │    │   Price    │  Charge    │
  88.        └────────────┴────────────┘    └────────────┴────────────┘
  89.  
  90.        Selecting the A combinations will give you a more accurate
  91.        cost breakout per time period. When the loan has been paid
  92.        off, you can switch to the B combination if you wish. The
  93.        category totals will be different, but the total amount will
  94.        be the same since payments should equal the purchase price
  95.        plus the finance charge.
  96.  
  97.      ═════════════════════════════════════════════════════════════════
  98.  
  99.      OTHER LOANS - Use the Loan Codes for items you log in the Maint/
  100.        Access/Misc-Log, the Tires Log and the Insurance Log. Items
  101.        purchased with a loan will still show in the totals for the
  102.        individual logs reports.
  103.  
  104.        ╔════════════╤════════════╗    ╔═════════════════════════╗
  105.        ║ M-T-I LOGS │ LOAN/LEASE ║    ║  Costs are added into   ║
  106.        ╟────────────┼────────────╢ »» ║  these CPM Categories   ║
  107.        ║ By setting │  and the   ║    ╟────────────┬────────────╢
  108.        ║Loan Code to│ Include to ║    ║ M-T-I LOGS │ LOAN/LEASE ║
  109.        ╚════════════╧════════════╝    ╚════════════╧════════════╝
  110.        ┌────────────┬────────────┐    ┌────────────┬────────────┐
  111.      A │     L      │  Payments  │ »» │            │  Payments  │
  112.        └────────────┴────────────┘    └────────────┴────────────┘
  113.                                    OR
  114.        ┌────────────┬────────────┐    ┌────────────┬────────────┐
  115.      B │     Y      │  Finance   │ »» │  cost of   │  Finance   │
  116.        │            │  Charge    │    │  the item  │  Charge    │
  117.        └────────────┴────────────┘    └────────────┴────────────┘
  118.  
  119.        Example: You take out a loan for new tires and are logging
  120.          the payments in the Loan/Lease Log. By using the A combin-
  121.          ation, the CPM report will reflect the actual amount you
  122.          paid during a period of time and not the total cost of the
  123.          tires.
  124.  
  125.          When the loan has been paid off, you can change the L codes
  126.          to Y and change the Loan/Lease to include the Finance Charge.
  127.          Now when you run the CPM report, the amount borrowed will be
  128.          added into the Tires category and the Finance Charge will be
  129.          added into the Loan/Lease category.
  130.  
  131.  
  132.  PAYMENTS
  133.  
  134.    Press the P key to record your loan/lease payments. Payments are
  135.    indexed (sorted) by date. This means that your payments can be
  136.    entered out of order and they will automatically be sequenced by
  137.    the date. Additional help is available from the Payment menu.
  138.  
  139.  
  140.  REPORTS
  141.  
  142.    Loan/Lease reports can be created for any period of time. You can
  143.    run reports for just the displayed record or for all loan/lease re-
  144.    cords (enter Y for Print ALL records).
  145.  
  146.    The default values assume that you want to list all payments and
  147.    all Paid Codes for the displayed record. If you want a report that
  148.    shows only Paid Code A, then blank out (enter a Space) all other
  149.    codes. The FROM and TO dates default to the first and last payment
  150.    dates.
  151.  
  152.    NOTE: Ctrl-End takes you to the last entry, Ctrl-Home takes you to
  153.          the first.
  154.  
  155.    Printing to a file will place this report into a file named LON.TXT
  156.    which will be created in the Program Directory (VRS90). This option
  157.    will allow you to import this report into a word processing or a
  158.    spreadsheet program if those programs support ASCII files.
  159.  
  160.    EXAMPLE: You want to create a report showing all payments for 1989.
  161.             To do this, change FROM to 01/01/1989 & TO to 12/31/1989.
  162.             Press Ctrl-End to go to the bottom of the screen, then
  163.             press the Up Cursor and change Print ALL records to Y.
  164.             Press the PgDn key.
  165.  
  166.   * * * * * * * * * * * * * * * * END * * * * * * * * * * * * * * * *
  167.  ALL records to Y.
  168.             Press the PgDn key